Arbeidstilsynet: IA-avtalen - ny nettside/portal

I forbindelse med ny IA-avtale har Arbeidstilsynet ansvaret for delprosjekt om utvikling av ny nettside/portal.

I desember 2018 kom det på plass ny IA-avtale (inkluderende arbeidsliv) mellom Arbeids- og sosialdepartementet (ASD) og partene. Avtalen har skiftet fokus fra å repareretil å forebygge. Den skal gjelde for hele arbeidslivet. Den nye IA-avtalen har som målsetting å redusere frafallet og få ned sykefraværet.

Utvikling av ny nettside/portal er et delprosjekt for hovedprosjektet for IA-avtalen som ledes av ASD. Både hoved- og delprosjekt gjennomføres i et samarbeid med Arbeidstilsynet, Statens arbeidsmiljøinstitutt, NAV og Petroleumstilsynet. Hver av etatene har gjennom flere år laget løsninger for sine målgrupper.

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

Delprosjektet har ambisiøse mål og mange brukergrupper, samtidig er det ikke klart hva dere konkret skal levere. Vi anbefaler at dere tydelig definerer hva dere kommer til å levere og effektene det skal ha. Det er viktig at de som bestiller forstår hva de får. Bruk dette til å avstemme forventninger og avklare prioriteringer.

Delprosjektet handler i første fase om å utvikle en ny nettside/portal. Det er mange aktører og mange ulike meninger om hva portalen skal være. Vi anbefaler at dere gir produktet et egennavn og bygger merkevaren rundt det. Kommuniser det nye navnet i stedet for nettside/portal. Gi det verdi og egenskaper og knytt løsninger til det. Dette vil gjøre det lettere å formidle hva leveransen er og hva den skal oppnå.

Dere er flere virksomheter med ulike kulturer som skal samarbeide. Vi anbefaler at dere formaliserer samarbeidet og har jevnlige samarbeidsmøter på alle de aktuelle nivåene i virksomhetene. Det er viktig at toppleder i Arbeidstilsynet er en del av beslutningsstrukturen, sammen med topplederne i de øvrige samarbeidende enhetene. Lag gode beslutningsgrunnlag – og skap felles forståelse for det dere skal levere. Både lederne og prosjektdeltakerne må ha samme forståelse av prosjektet. Fatt beslutninger på riktig nivå for å sikre fremdrift. Bruk innsikten fra brukerhistoriene til å løfte opp blant annet behovet for samarbeid.

Dere har valgt noen bransjer og definert noen roller. Dere vil bruke tjenestedesign for å få bedre innsikt i brukerbehovene og har noen overordnede hypoteser dere skal teste ut. Vi tror både avgrensningen til bransjer og den metodiske tilnærmingen er riktig. Sykefravær har store konsekvenser for virksomhetene og mange virksomheter har allerede jobbet mye med å få ned sykefraværet. Vi tror dere må gå dypt i brukerbehovene for å få god forståelse av hva som vil gi virkelig nytte. Snakk med HR-ledere og personalledere om deres behov og hvordan dere kan løse disse. Dette kan være både tid- og ressurskrevende, og det kan utfordre de rammene dere har fått. Bruk virkelige historier og gjør dem konkrete.

I første fase handler det om å formidle de eksisterende veiledningene og verktøyene gjennom nettside/portal. Innsiktsarbeidet i brukerbehov kan avdekke behov for veiledning i andre kanaler. Et eksempel på en annen kanal er at veiledning integreres i prosesser og eksisterende løsninger som er i bruk ute i virksomhetene, for eksempel HR-systemene. Dette kan dere ta tak i en påfølgende fase. Den første leveransen må ikke hindre muligheten for kunne utvikle løsninger som kan integreres i andre virksomhetssystemer.

Det er ingen grunn til å vente. Start med noe dere vet vil være nyttig for noen. Få folk til å ta det i bruk og lær av tilbakemeldinger. Planlegg løpende leveranser og testing av hva som fungerer og ikke.

For at løsningen skal gi varig merverdi for brukerne må både løsningen og innholdet løpende videreutvikles. Dere bør avklare forvaltningsansvaret så fort som mulig. Brukerne må merke at det har en verdi å gå inn i løsningen med jevne mellomrom. Redaktøransvaret må også avklares som en del av prosjektet, og det må være tydelig hvilken rolle og ansvar redaktørene har.

Vi anbefaler at dere snakker med andre virksomheter som har nyttige erfaringer. Bergen kommune har for eksempel samarbeidet med NAV og flere for å få ned sykefraværet. Direktoratet for eHelse har også relevante erfaringer med etablering av Helsenorge.no.  

Digisos, Digihelse og DigiBarnevern er prosjekter dere kan lære av når det gjelder samarbeid på tvers av virksomheter og forvaltningsnivåer.