Digitaliseringsbloggen Våre erfaringer med digitale konferanser

11. des 2020

I Digdir er vi ikke eksperter på digitale konferanser, men vi prøver å bli det! Dette året har vi gjennomført en rekke heldigitale arrangementer som har samlet flere tusen deltakere. Hør på podkasten der vi deler noen av våre erfaringer.

Fra studio på Brukerrådet 2020
Årets «Brukerråd for fellesløsningene» var et heldigitalt arrangement som samlet nesten 1900 deltakere. Det er mer enn seks ganger flere enn året før da arrangementet gikk av stabelen fysisk på Lillehammer.
Foto: Digdir

Å, som jeg savner å være på konferanse! Jeg er nok over gjennomsnittet glad i å treffe gamle kjente og møte nye ansikter på disse arrangementene, enten det er folk fra forvaltningen eller leverandørene våre. Det er givende å kunne diskutere stort og smått på og utenfor scenen, i kaffepausene, og gjerne over en felles middag på kvelden.

Det å møtes ansikt til ansikt skaper kontakt, det løser opp, det senker terskelen for å ta opp vanskelige ting – og dessuten er det som oftest hyggelige avbrekk i en ellers hektisk arbeidshverdag.

Vi er avhengige av dialog

Jeg og mine medarbeidere som jobber med markedsføring, utbredelse og teknisk oppfølging av Digdirs fellesløsninger er egentlig i kontakt med store og små virksomheter gjennom hele året. Det er fordi vi er helt avhengige av å kunne gi informasjon og snakke direkte med dem som benytter løsningene i egne tjenester, enten det er snakk om de store etatene som Skatt og NAV, eller det er små kommuner.

Bare gjennom god dialog med tjenesteeierne og brukerne kan vi bli bedre. Derfor har konferanser alltid vært viktige møteplasser for oss.

Nye digitale arenaer

Dette behovet har ikke vært mindre under koronaen, men møteformen er blitt kraftig endret. I tillegg til økt bruk av webinarer, har vi lagt ned stor innsats for å gjennomføre digitale konferanser for å kunne nå ut med informasjon og samtidig legge til rette for direkte tilbakemeldinger og spørsmål på direkten. Eksempler på dette er Digitaliseringskonferansen og Brukerrådet for fellesløsningene.

I podkasten som du finner nedenfor, snakker jeg og kollega Linda Johansen om erfaringene vi har gjort i koronaåret. Selv om vaksiner kommer og viruset blir slått tilbake, er jeg overbevist om at vi og mange andre kommer til å arrangere flere digitale arenaer framover. Det handler om at vi når fram til langt flere enn ved fysiske konferanser, og dessuten gir det stor fleksibilitet for deltakerne som selv kan bestemme om de vil følge arrangementet direkte eller se det i opptak.

Podkast: Våre erfaringer med digitale konferanser

Les transkripsjon av podkasten. ARE:         &n

Og for den som skal delta er det åpenbare gevinster å hente i form av redusert reisevirksomhet og penger spart.

I podkasten snakker vi om valg av teknisk plattform for konferansen, og ikke minst valg av en samarbeidspartner som profesjonell på produksjon og strømming av innhold. Digitale konferanser er ofte en kombinasjon av direktesending og forhåndsprodusert video, og da må man inn med kompetanse både på teknikk, produksjon og avvikling av sendinger.

Innholdet er viktigst

Som arrangør kan vi da konsentrere oss om det aller viktigste, nemlig innholdet. Uten interessante og relevante tema vil vi miste deltakerne like lett som de logget seg på.

Det handler først og fremst om å være tidlig ute med å sette ned en programkomite. Når man har tema og gode navn på plass, må det settes opp detaljerte kjøreplaner ned på minutt- og sekundnivå, det må lages sjekklister og opplegg slik at både preproduksjon av innhold og avviklingen på selve konferansedagen blir gjennomført på en god måte. Skal du ha med deg utstillere, krever det et eget miniprosjekt for å sikre at utstillerne blir godt ivaretatt og blir synlige og aktive.

Det gjelder også å velge et godt og enkelt system som gir deltakerne mulighet for å sende inn spørsmål og kommentarer på direkten på hele eller deler av arrangementet.

Flere gode råd er å finne hos våre gode kolleger i Unit, Direktoratet for ikt og fellestjenester i høyere utdanning som har laget denne listen med gode råd.

Min største aha-opplevelse er behovet for god planlegging. Det er viktig å sette av en prosjektleder som holder i trådene og sørger for framdrift fram mot arrangementsdatoen. Å arrangere digitale konferanser er lærerikt – men krever også mye arbeid.

Vi kan alltid bli bedre

Nettopp derfor er det også gledelig at deltakerne på Brukerrådet som vi har jobbet mest med i år, ga veldig god score på tilbakemeldingene. Men som det sies i podkasten: Vi kan alltid bli bedre!

Så kan man spørre seg om noen er interessert i å høre noe som helst om Digdirs erfaringer med digitale konferanser? Jeg mener at svaret er enkelt: Ja, som offentlig virksomhet har vi en ekstra forpliktelse til å være åpne og dele slike erfaringer. De store organisasjonene, enten det er i offentlig eller privat sektor, har selv ressurser til å klare det, men våre erfaringer kan bety noe for dem som ikke er like store og godt rustet. For det krever både kompetanse, kapasitet og økonomi å «gå digitalt».

Nina Munthe Olsen
Seksjonssjef, Digitaliseringsdirektoratet

Nina Munthe Olsen

Nina Munthe Olsen startet i avdeling for digitale fellesløsninger i mai 2016, og leder seksjonen som har ansvar for teknisk og merkantil forvaltning og utbredelse av fellesløsningene. Hun har lang erfaring fra Skatteetaten og var senest leder for skatteetatens veiledningstjeneste i Vest. Nina Munthe Olsen er utdannet jurist og har jobbet med ledelse de siste 16 årene.

Forfatter

Nina Munthe Olsen
Nina Munthe Olsen
Seksjonssjef, Digitaliseringsdirektoratet

Kommenter

Felt merket med en rød stjerne (*) er obligatoriske.

Innholdet i dette feltet blir holdt privat og vil ikke bli vist offentlig.