Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Domstolsadministrasjonen: ESAS 2020

Prosjekt elektronisk samhandling mellom aktørene i straffesakskjeden (ESAS 2020) skal fullføre utrulling av elektronisk informasjonsflyt for alle aktører i straffesakskjeden.

ESAS 2020 er videreføringen av ESAS 2017/2018, som bl.a. har gitt etableringen av Justishub som ny teknisk plattform for elektronisk samhandling mellom politi og påtalemyndighet, domstolene og kriminalomsorgen.

ESAS 2020 skal gi en fullstendig elektronisk informasjonsflyt for alle aktører i straffesakskjeden, og dermed gjøre det mulig å avskaffe forsendelser på papir. Andre brukere utenfor justissektoren skal også kunne knytte seg til i en senere fase.

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

Dere sier at det er en utfordring å kommunisere målbildet, både på kort og lang sikt, særlig det som handler om strukturerte data. Vi anbefaler dere å fortelle historien om ESAS 2020 på en helt ny måte. Bruk tid på å finne ut hvilken historie dere ønsker å fortelle. Handler den om umiddelbar tilgang til og konsekvenser av at de 40 000 manuelle Kripos-meldingene blir digitale når flere aktører går over på Justishub? Handler den om en radikal effektivisering av saksbehandlingen, en bedre arbeidshverdag for de ansatte og mer oppdatert og konsistent informasjon for mange aktører? Hva er samfunnseffektene?

Løft frem brukerne i målbildet. Tegn et aktørkart som viser hvem som gjør hva, hvilke behov disse aktørene har og på hvilken måte ESAS 2020 og de neste fasene vil gjøre hverdagen mye enklere for disse. Visualiser budskapet. Det kan ofte være bra å bruke tjenestedesignkompetanse til å lage en inspirerende historie om målbilde. Animasjonsfilm kan for eksempel være effektfullt her. Kommunikasjonsbyråer kan bidra til å gjøre historien deres både enkel og effektfull.

Dere har etablert en modell for utvikling og forvaltning der ansvaret av praktiske årsaker er fordelt på de tre etatene. Når dere skal utvide samarbeidet deres med flere offentlige og private aktører, kan forvaltningen og utviklingen av Justishub bli mer krevende. Før denne tredelingen befester seg, anbefaler vi dere derfor å vurdere om dette er en bærekraftig løsning når flere aktører koples på. Siden dere ønsker å jobbe smidig med løsningen, mener vi at dere bør samle ansvaret for utvikling og forvaltning i ett miljø. Dette bør ikke være til hinder for at de ulike aktørene kan bidra aktivt inn med ressurser og påvirke prioriteringene fremover.

De tre aktørene som samarbeider, har funnet samarbeidsmodeller som har fungert frem til nå. Når dere blir flere aktører, også utenfor justissektoren, blir det viktig å finne robuste modeller for samstyring. Det er viktig at disse modellene ikke blir for komplekse, samtidig som de involverer interessentene på en god måte. Lær av andre, særlig av de som har erfaring med samstyring. BarentsWatch, Direktoratet for e-helse, NAV og flere kommuner har etter hvert god erfaring med ulike typer samstyringsmodeller.

I den fasen dere er i nå, anbefaler vi dere å gå fra prosjekter til kontinuerlig utvikling. Jobb moderne og smidig og sørg for å ta ut gevinster underveis. Når dere jobber smidig, er det viktig at dere har et tydelig målbilde å jobbe mot. Ikke minst er det viktig for å etablere en felles forståelse mellom dere og departementet: Departementet må forstå deres langsiktige målbilde. Virksomhetene må forplikte seg til dette målbildet i forbindelse med utarbeidingen av de årlige budsjettene. Det er viktig at dere har en dialog med departementet om fremtidig digitalisering i straffesakskjeden som gjør det mulig å ha en smidig utvikling og budsjettering.

Vi anbefaler dere å jobbe med prosessene sammen med alle aktørene som skal koples til Justishub. At alle aktørene får «orden i eget hus», er en viktig forutsetning for å dele strukturerte data på tvers. Det er en omfattende prosess å strukturere data og å ta dem i bruk i systemene. Det vil være behov for å jobbe med begrepsdefinisjoner, formater etc. for at data skal kunne deles og anvendes i egne fagsystemer. Både Brønnøysundregistrene og Difi arbeider med dette, og vi anbefaler dere å ta kontakt med disse fagmiljøene.

Nå jobber dere primært med å dele og anvende data internt i justissektoren. Fremover skal dere utvide samarbeidet til flere offentlige og også private aktører. For å lykkes med å dele og anvende data på tvers, anbefaler vi dere å kople dere på pågående arkitektursamarbeid som inkluderer andre offentlige virksomheter.