DFØ og Kulturdepartementet skal lage en digital oversikt over statlige tilskuddsordninger, tilskuddsmottakere og -beløp til frivillig sektor. Støtte: kr 15 000 000.
Informasjonen skal samles i et nytt tilskuddsregister og gjøres tilgjengelig på en søk- og filtrerbar nettside. Et tilskuddsregister vil gi mulighet for betre statlig styring og forvaltning gjennom systematisk kunnskap, samtidig som nettsiden skal gi rask nytte for frivillig sektor.
Registeret skal være modulbasert og være en viktig byggestein for videre digitalisering av tilskuddsområdet.
Prosjektet er avsluttet.
Suksessfaktorer i prosjektgjennomføringen
Leveransene i prosjektet har vært avhengig av god faglig forankring og ekspertise, godt innsiktsarbeid der behovene har blitt kartlagt og beskrevet, samt brukerinvolvering i hele utviklingsløpet. Det har vært en aktiv styringsgruppe som har bidratt til å kvalitetssikre del-leveransene gjennom prosjektet. Nødvendige avgrensninger for hva som skal inngå i løsningen (omfang) har vært diskutert og besluttet av styringsgruppen.
Det ble utarbeidet brukerhistorier med akseptansekriterier, som ble testet og verifisert av produktgruppen. Løsningen ble også fortløpende testet av de ulike brukergruppene, for å få verifisert at behov ble dekket og at løsningen var brukervennlig og intuitiv.
Det var en viktig suksessfaktor at tilskuddsforvaltere la inn oppdatert informasjon om tilskuddsordningene, enkeltstående tilskudd og tildelinger til mottakere. Det ble brukt mye tid på forankringsarbeid og dialog med forvaltere gjennom hele prosjektperioden. En viktig erfaring er at denne type arbeid er svært tidkrevende, og at det er en risiko forbundet med manuell innregistrering og oppfølgning. Man er også avhengig av kompetansen som forvalterne besitter, både tilskuddsfaglig og teknisk.
I veiledningen av tilskuddsforvalterne var det avgjørende at de som veiledet hadde god fagkompetanse på tilskuddsområdet.
Samarbeid mellom DFØ og Kultur- og likestillingsdepartementet (KUD) har vært en viktig suksess faktor for prosjektet.
DFØ har hatt ansvar for utvikling av løsningen tilskudd.no, men har også forvaltningsansvar for økonomiregelverket, som setter krav og føringer for både utforming og forvaltning av statlig tilskudd. Dette gjør at løsningen kan brukes aktivt i implementering av kravene i økonomiregelverket, samtidig som det gir nyttig innsikt for videreutvikling av regelverket og veiledning på fagområdet tilskuddi staten.
KUD har koordineringsansvar for regjeringens frivillighetspolitikk, og sitter med kunnskap om behov, utfordringer og hvordan sektoren er organisert. KUD er i tillegg sektordepartement og forvalter en rekke tilskuddsordninger og enkeltstående tilskudd, i tillegg til å delegere tilskuddsforvaltning til en rekke underliggende statlige virksomheter og private fordelere. Denne nærheten til sektoren som piloten skulle utvikles for og med, har gitt KUD bedre innsikt i både hvordan statlige tilskudd til frivillig sektor forvaltes, men også gjort sektorens behov, utfordringer og ønsker enda mer tydelige.
Viktige læringspunkter fra prosjektet
Et viktig læringspunkt som ble tydelig i løpet av prosjektperioden er definisjon av DFØs rolle og ansvar, og forankring av denne. Da det ble besluttet i 2020 at DFØ skulle utvikle løsningen i egen regi og ha eierskap til denne hadde det sammenheng med rollen som regelverksforvalter og fagorgan på tilskuddsområdet, og at tjenesten tilskudd.no kunne bli en sentral arena for mer moderne og effektiv regelverksforvaltning. Via arbeidet med tilskudd.no ville man ha mer dialog med og kunne gi veiledning til tilskuddsforvaltere, bedre etterlevelse av økonomiregelverket samt tilrettelegge for videre digitalisering av tilskuddsområdet.
Tydelig eierskap til løsningen har derfor vært sentralt for DFØ. DFØ kan forme og utvikle tjenesten slik at den fungerer optimalt både for regelverksforvaltningen og for brukerne/de som er omfattet av økonomiregelverket.
Eierskap innebærer også mer effektiv ressursbruk ved at DFØ har direkte tilgang til database og informasjonsmodell, samt direkte dialog med brukergruppene. DFØ har i dialogen med tilskuddsforvaltere om innlasting av data fått mye innsikt om praksis i tilskuddsforvaltningen og at denne kan være ulik. For at løsningen skal ha et best mulig kvalitetssikret datagrunnlag er det viktig at det er ressurser med fagkompetanse som har denne dialogen. Kompetanse om kravene i økonomiregelverket og hvordan de skal forstås er sentral i dialogen.
Det å sikre forankringen gjennom hele prosjektet burde det vært enda mer fokus på, spesielt når sentrale ressurser/ledere slutter så har det vært sårbare perioder og hvor DFØ har måtte sikre videre forankring.
DFØ ser at IKT-modenheten i DFØ har utviklet seg gjennom prosjektperioden, og at prosjektet i starten måtte "gå opp løypa" på flere områder. Slike prosesser tar ofte mer tid enn beregnet. Dette har tatt mer tid enn forventet.
Det har vært en nyttig og god erfaring å gjennomføre et samarbeidsprosjekt med DFØ og KUD. Det har vært et felles fokus på sluttleveransen, og begge parter er godt fornøyd med produktet som er levert og lansert. Det har vært en god pilot, med mye brukerinvolvering hele veien. Det var et godt samarbeidsklima i prosjektet, og begge parter har hatt god læring i prosjektmetodikk med smidig utvikling.