Skap enighet om roller og ansvar

Rolle- og ansvarsfordeling på alle nivåer under hele forløpet

God styring innebærer at alle involverte har en beskrevet rolle, og kjenner til hvilket ansvar denne rollen innebærer. Dette er med på å bygge opp den tilliten som er nødvendig for at styringen skal virke. Å tydeliggjøre roller og ansvar er viktig i alle faser i arbeidet med den sammenhengende tjenesten. Som et minimum må rolle- og ansvarsfordelingen peke på hvem som er eier av prosessen, og hvem som skal lede det operative arbeidet. Dette kan være krevende for en sammenhengende tjeneste, da både eierskap og utføring kan være delt mellom flere aktører.

Styringen av en sammenhengende tjeneste skjer på flere nivå. For å etablere en god styringsrelasjon er det viktig å ha en rolle- og ansvarsdeling mellom ulike samarbeidende virksomheter på utførernivå og mellom de ulike etatsstyrende departementene og med KS. Videre må tilsvarende være på plass mellom departementer og de underliggende virksomheter som har en rolle i å utvikle tjenesten.

Det er viktig at de berørte departementenes rolle og involvering i beslutningsprosessene rundt tjenesten drøftes og tydeliggjøres som en del av den ordinære styringsdialogen.

Formalisering

Det må etableres strukturer som beskriver beslutningsprosesser for involverte aktører, og som peker på hvordan prioriteringer og eventuelle konflikter løses. Når løsningen skal utvikles og senere forvaltes, må styringen også bidra til en helhetlig kravhåndtering og endringsstyring. Disse strukturene for samarbeid kan formaliseres gjennom tilstrekkelige avtaler, på både juridisk, organisatorisk, semantisk og teknisk nivå. Øvrige roller fylles avhengig av tiltakets størrelse og innhold, men noen viktige aktører er virksomhetsledelse, gevinstansvarlig, styringsgruppe, referansegruppe og deltakere.

For hver rolle bør det finnes en god beskrivelse av ansvar, forventninger, myndighet og handlingsrom. Det er spesielt viktig at det kommer tydelig frem hvor grensen går mellom eier og leder av det operative arbeidet og de ulike ansvarlige for leveranser blant samarbeidsaktørene.

Erfaringer og råd om roller og ansvar

Bruk god tid til å avklare roller og styringsstruktur

0–24-samarbeidet (kalt “0–24”) startet som et felles oppdrag fra departementene til direktoratene. Direktoratene valgte å organisere arbeidet i et program. Program ble først og fremst benyttet for å organisere og ramme inn det tverrgående arbeidet. Det var en praktisk tilnærming som ble utviklet over tid. Direktoratene ble raskt klar over at de hadde behov for å bygge kompetanse på programstyring, og å jobbe frem bedre sammenhenger i programmet mellom delprosjekter, mål og gevinster. En av erfaringene fra 0–24 er at for å få program til å fungere godt, krever det at man bygger kjennskap til hverandre og kultur for samarbeid på tvers.

Delvis basert på erfaringene fra 0–24 ble det dannet en kjernegruppe for oppfølging av utsatte barn og unge på departementsnivå, som en del av ny strategi for utvikling av departementsfellesskapet. I et DFØ-notat om departementenes rolle i 0–24 fremheves det at kjernegrupper kan være en mulig tilnærming til hvordan departementene kan ordne seg for å gi sterkere tverrgående forankring. Dette kan også være en interessant tilnærming for videreutvikling av departementenes rolle i å utforme politikk og styre sektorene i retning av mer helhetlige tilnærminger til brukere og tjenesteutvikling, ifølge DFØ.

For aktørene i «Innsending av byggesøknader med etterfølgende saksbehandling» var det viktig å være bevisst på sine roller fordi samarbeidet i liten grad var formalisert. Samarbeidet ble organisert i et brukerråd hvor KS, Direktoratet for byggekvalitet (DiBK) og flere kommuner var likeverdige aktører, med en samarbeidsavtale. Under brukerrådet er det etablert delprosjekter som har en mer formell prosjektstruktur. IT-bransjen utviklet nye byggesøknadsløsninger for utbyggerne som ofte omtales som eByggesøknad. DiBK ivaretok myndighetsansvaret og utvikling av den nye fellestjenesten Fellestjenester Bygg, mens KS hadde ansvaret for å utvikle og forankre kravdokument (eByggesak) for bruk i kommunene og digitale fellesløsninger på Fiks-plattformen for samhandling mellom løsninger. Den sammenhengende tjenestens organisering har lagt til rette for bred utbredelse og implementering av løsningen blant kommunene.

Digitaliseringsrådet mener at virksomhetene har større mulighet til å lykkes når samarbeidet skjer på flere nivåer. Prosjektene må skille mellom det å involvere interessenter godt og det å sikre god prosjektstyring. Noen av de vanligste anbefalingene er:

1. avklar roller og ansvar i prosjektet og sørg for at alle aktørene er kjent med ansvarsfordelingen
2. organiser dere slik at representanter for ledergruppene som samarbeider, er med i styringen

Tydelig ansvarsfordeling

Da DSOP startet opp, hadde man kun topplederne for hver virksomhet som beslutningstaker. Med tiden så man behov for å opprette en form for programstyringsstruktur med toppledere, styringsgruppe og programkontor med myndighet til å ta beslutninger for ulike faser av tiltaket. Erfaringen er at man sikrer en konsensusbasert styring hvor alle blir enige, uten at man trenger å skalere opp beslutninger for enhver sak i samarbeidet.

Sikre tilstrekkelig beslutningsmyndighet i samarbeidet

I DigiBarnevern hadde man i prosjektperioden en evaluering av organiseringen. Årsaken til dette var ulike roller mot det private markedet, der Bufdir som statlig aktør må være leverandørnøytral mens de deltagende kommunene skulle ut på anbud og anskaffe et nytt fagsystem. Dette medførte også at beslutningsmyndigheten og rollen til de ulike aktørene ble endret, og prosjektet ble organisert i en statlig del og en kommunal del med egne styringsgrupper. For å sikre tilstrekkelig fokus på helheten ble det etablert et samstyringsorgan som sikrer koordineringen på tvers av prosjektene.