Sikre finansiering

Invitere til dialog

Normalt forventes det at statlige virksomheter finner rom innenfor eksisterende budsjettrammer til tjenesteutvikling. Utvikling av sammenhengende tjenester er ikke et unntak i så måte. I styringsdialogen med berørte departementer og direktorater bør det tidlig settes på dagorden hvordan livshendelsene kan sikres finansering. Eierdepartementet bør ta et særlig ansvar og invitere andre medvirkende departementer til dialog om hvordan de sammen kan se på finansieringsmuligheter. Som en del av denne dialogen bør det tydeliggjøres hvilke konsekvenser investeringer i en sammenhengende tjeneste har for andre utviklingsambisjoner og eventuelt hvilke aktiviteter som må nedskaleres eller fases ut.

Kravene i utredningsinstruksen

For å sikre gode beslutningsgrunnlag, må utredning av aktuelle tiltak følge kravene i utredningsinstruksen. For tiltak med vesentlige virkninger skal det gjennomføres en samfunnsøkonomisk analyse. For tiltak med mindre omfattende virkninger, kan det gjennomføres en forenklet analyse eller en minimumsanalyse. Et forhold det er verdt å merke seg, er at instruksen gjelder uavhengig av hvordan tiltaket skal finansieres. Det er viktig å ta stilling til hvem som skal ha ansvaret for utredningen, hvordan arbeidet skal organiseres og hvor mye tid og ressurser som bør settes av.

Et annet forhold det er verdt å være oppmerksom på, er tilbøyeligheten til å overvurdere de positive effektene av tiltak og undervurdere de negative effektene og kostnadene ved tiltak.

Videre er det viktig å ha med seg gevinstperspektivet i arbeidet med å sikre finansiering. Både kvantitative og kvalitative gevinster og kostnader må identifiseres og det må synliggjøres hvor det forventes at disse vil oppstå. En sentral problemstilling, som det bør være bevissthet om, er at gevinstene ved tiltaket kan komme et annet sted enn der kostnadene oppstår.

Finansieringsmuligheter

Det kan være store forskjeller i både budsjettrammer og investeringsmuligheter statlige virksomheter imellom. Fordi sammenhengende tjenester kan være avhengige av at alle involverte bidrar med utvikling, kan det være behov for tilførsel av friske investeringsmidler. I slike tilfeller finnes det mekanismer både innen det ordinære budsjettsystemet og egne finansieringsordninger som skal stimulere til strategisk viktig utvikling. Departementene vil for eksempel kunne fremme et felles satsingsforslag i budsjettprosessen om investeringen. Det departementet som er eier av den aktuelle livshendelsen, har et særlig ansvar for å koordinere arbeidet og å fremme satsingsforslaget på vegne av berørte departementer. Statens prosjektmodell stiller krav til metodikk og kvalitet når store statlige investeringsprosjekter skal utredes. Investeringsprosjekter med anslått samlet kostnadsramme over 1 milliard kroner (over 300 millioner kroner for digitaliseringsprosjekter) omfattes av kravene. Modellen kan også anvendes på mindre prosjekter.

En annen finansieringsmulighet som kan nevnes, er å låne på neste års budsjett. Det er adgang til å overføre inntil 5 % av årets driftsbevilgning (post 01) til neste år. Denne overføringen står virksomheten fritt til å øremerke til IKT-prosjekter.

Tiltaket må finansieres i hele livsløpet

Det er en tommelfingerregel at årlige kostnader til drift og forvaltning av en digital tjeneste er minst 25 % av samlet investeringskost. I vurderingene som gjøres rundt konseptvalg, bør det også legges vekt på de totale kostnadene løsningen innebærer. Når samarbeidet blir konkretisert i form av avtaler og planer, må det også avtales hvordan drift og forvaltning skal finansieres partene imellom, og hvordan kostnader til nye utviklingsbehov skal dekkes. I denne vurderingen bør det tas hensyn til hvilke eksisterende tjenester som kan bortfalle som følge av den nye, sammenhengende tjenesten.

Erfaringer og råd om finansiering

Finn ut hvilke muligheter som finnes for finansiering tidlig i arbeidet

Et første steg er å finne hvilket handlingsrom de enkelte virksomhetene har innen egne budsjettrammer. Om det er behov for ytterligere finansiering, finnes det egne finansieringsordninger i både statlig og kommunal sektor.

Til arbeidet med «Innsending av byggesøknader med etterfølgende saksbehandling» ble statlige midler supplert med midler fra KS sin finansieringsordning DigiFin. Til sammen bidro det til forutsigbar finansiering over noen år. Den felles finansieringen har vært viktig for å få til god forankring og et godt samarbeid i utviklingen av den felles løsningen for byggesaker.

Undersøk i hvilke faser de ulike finansieringsordningene er relevante

StimuLab-ordningen og Medfinansieringsordningen er tilpasset ulike faser i tiltakets levetid.

StimuLab er en ordning for innovasjon og tjenestedesign, og støtter tidligfasen i utviklingsarbeidet. “Fremtidens innkreving” fikk StimuLab-midler, men opplevde at ting «stoppet opp» mens de ventet på finansiering.

Medfinansieringsordningen skal på sin side bidra til at samfunnsøkonomisk lønnsomme prosjekter får bistand til å utvikle løsningene sine, men krever at søkere er ferdig med konseptfasen.

Arbeidet med “Digital førerettsforvalting” fikk først støtte fra StimuLab til å starte sammen og lage et løsningskonsept, før partene fikk midler over Medfinansieringsordningen til å bidra til å utvikle den ferdige løsningen. Erfaringer viser at det er tidkrevende å sikre finansiering, og at god planlegging er viktig.

Lag minimumsprodukter som kan bygges ut

DSOP fikk i 2021 midler fra Medfinansieringsordningen til å levere en skalerbar MVP(Minimum Viable Product) for konseptet som samarbeidsprosjektet “Oppgjør etter dødsfall” hadde laget. DSOP bruker fremgangsmåten MVP, som innebærer at et tiltak er avgrenset nok til å kunne defineres og utføres på relativt kort tid, og kan bygges videre på. Det innebærer at de ikke forplikter seg til mer enn en fase av gangen, og at terskelen for å ta tak ting er lav.

Lag gode beslutningsgrunnlag for å sikre finansiering

“DigiBarnevern” utarbeidet gode beslutningsgrunnlag/planer med konkrete og barnevernfaglige eksempler som synliggjorde kostnadsbildet og hvilken verdi løsningen og samarbeidet ville gi. Det bidro også til at styringsgruppa for samarbeidet lettere kunne forplikte seg til å prioritere ressurser til arbeidet og også ta raske beslutninger.

DSOP viser til at offentlige virksomheter har begynt å legge mer vekt på samfunnsnytten enn konkrete kostnader, og at det gjør det lettere å se positivt på prosjektene.

Avklar tidlig finansiering av forvaltning og drift av løsningen

I “DigiBarnevern” startet de tidlig dialogen med departementer og virksomhetene for å tydeliggjøre behov for finansiering i hele livsløpet, ikke bare i utviklingsfasen. “DigiBarnevern” erfarte at det er særlig viktig å identifisere driverne for forvaltningskostnadene for å få et riktig kostnadsbilde for denne fasen. Tidlig involvering av departementene innebærer også at departementene blir utfordret på å finne gode løsninger for hvordan sammenhengende tjenester kan finansieres på en mer samordnet og forutsigbar måte.

Samtidig kan det være krevende å få et tidlig og korrekt bilde av kostnadene som følger av forvaltning, spesielt i mer smidige utviklingsprosjekter. I “Digital førerettsforvaltning ble det arbeidet over flere år med langsiktige modeller for fordeling av drifts- og forvaltningsansvar før en avtale kunne inngås.