HR-området

I 2020 startet vi arbeidet med å bygge ny organisasjon med felles visjon, verdier og identitet. Vårt første leveår ble helt annerledes enn planlagt. Det er gledelig å se at våre medarbeidere har et svært høyt engasjement, at de trives og at lederne våre gjør en god jobb. Endringsreisen fortsetter i 2021.

Digitaliseringsdirektoratet (Digdir) er en kompetansebedrift hvor ansatte i all hovedsak har høy utdannelse og lang arbeidserfaring innenfor sine fagområder. Vi skal løse store og komplekse oppgaver innenfor digitalisering av offentlig og privat sektor. Det stiller høye krav til faglig dyktighet, evne til innovasjon, samhandling og leveranser både av organisasjonen som helhet og den enkelte medarbeider.

Pr. 31.12.2020 besto Digdir av 330 utførte årsverk fordelt på 301 faste og 19 midlertidige stillinger. Vi hadde også 6 lærlinger. Årsaken til at utførte årsverk er høyere enn antall stillinger, er at vi regner med reisetid, overtid og annet betalt merarbeid i utførte årsverk.

Nøkkeltallene for Digdir i 2020 er ikke direkte sammenlignbare med tall fra tidligere år, som på enkelte områder viser til tidligere tall for Difi.

Mål

Vi hadde tre mål for HR i 2020:

  1. Mål 1: Vi etablerer Digdir som nytt direktorat, ivaretar personalprosesser og etablerer felles kultur
  2. Mål 2: Vi er en attraktiv arbeidsplass for alle ansatte og jobbsøkere
  3. Mål 3: Vi har tydelige og samlende ledere

Resultater

Mål 1: Vi etablerer Digdir som nytt direktorat, ivaretar personalprosesser og etablerer felles kultur

I 2020 har vi:

  1. samordnet personalprosesser, regelverk og retningslinjer for ansatte.
  2. gjennomført endringsmålinger i relevante deler av organisasjonen. Etter målingene har vi iverksatt målrettede tiltak for å forbedre arbeidsmiljø, informasjon og kultur.
  3. lansert felles visjon og verdier.

Mål 2: Vi er en attraktiv arbeidsplass for alle ansatte og jobbsøkere

Det viktigste tiltaket i 2020 var å utvikle en ny rekrutteringsstrategi for Digdir.

Vi rekrutterer i et krevende marked, der konkurransen om de beste hodene er stor. Tidligere rekrutterte vi hovedsakelig fra offentlig sektor, men nå rekrutterer vi i større grad teknologikompetanse fra privat sektor. Det medfører at aktuelle kandidater har høyere forventninger til lønn enn det vi kan tilby, og de forventer tempo og smidighet i selve rekrutteringsprosessen. En del av vår lønnspolitikk er at vi må differensiere lønn, slik at vi kan ansette rett kompetanse. Vi har også startet arbeidet med å tilpasse våre rekrutteringsprosesser til å møte behovene og forventningene i markedet. Når vi rekrutterer, markedsfører vi goder utover lønn, som betydningen av samfunnsoppdraget og at Digdir kan tilby en faglig interessant, utfordrende og samfunnsnyttig jobbhverdag.

Vi gjennomførte også flere vellykkede rekrutteringskampanjer hvor vi blant annet benyttet sosiale medier og nye digitale virkemidler for å nå aktuelle kandidater bedre og mer effektivt. Vår vurdering er at kampanjene har bidratt til å gjøre det mer attraktivt å jobbe i Digdir.

Mål 3: Vi har tydelige, trygge og samlende ledere

I 2020 har ledelse vært viktigere enn noensinne. Året ble preget av etableringen av Digdir og en krevende pandemi-situasjon. Fjernledelse har blitt den nye standarden som alle våre ledere måtte mestre. Samtidig skulle vi bygge ny kultur, etablere nye former for samhandling og integere mange nye medarbeidere i organisasjonen.

For å møte utfordringene, startet Digdir et ledertreningsprogram over to år for alle ledere. Programmet definerer og skal gi alle ledere basiskompetansen vi forventer alle ledere hos oss skal ha. Programmet skal også utvikle ferdighetene i daglig ledelse, personlig utvikling og ledelse i endring. Enkelte lærings- og utviklingsaktiviteter er obligatoriske, mens andre er frivillige og ved behov. Vi ønsker at våre ledere skal ha kontinuerlig læring og utvikling slik at de kan utvikle direktoratet og våre medarbeidere videre.

Stort engasjement og høy motivasjon til tross for Covid - 19 og hjemmekontor

Hjemmekontor har preget arbeidsmiljøet gjennom hele 2020. Våre medarbeideres engasjement og motivasjon er avgjørende for resultatene Digdir leverer. Vi gjennomførte en rekke tiltak i 2020 for å ivareta våre ansatte gjennom pandemien:

  1. Hjemmekontorundersøkelse: i en anonym spørreundersøkelse i november 2020 spurte vi alle våre ansatte hvordan de har det og hva de har behov for. Resultatene viser at ansatte har svært høyt engasjement for arbeidsoppgavene sine og Digdir som arbeidsgiver. Det sosiale miljøet ivaretas tilstrekkelig godt, og det er høy tillit til egen leder.
  2. Hjemmekontorpakke: vi laget en samlet oversikt som er tilgjengelig for alle ansatte med tilbud om ergonomi, foredrag, støttetelefon, avtaler og rettigheter samt forventninger til ledere og medarbeidere som jobber hjemmefra.
  3. Ledertrening: Vi har iverksatt ledertrening og foredrag for ledere i god fjernledelse.

Utfordringer

For det unge Digitaliseringsdirektoratet vil 2021 i stor grad preges av endring. Vi skal realisere synergier etter sammenslåingen og planlegger for nødvendige organisasjonsendringer. Det skal vi gjennomføre i en situasjon med hjemmekontor og fjernledelse også en tid framover. Dette stiller økte krav til alle ansatte hos oss, ikke minst til lederne. For at vi skal lykkes med omorganiseringen etter hensikten, må vi ivareta involvering og medbestemmelse, gjennomføre risikovurderinger av arbeidsmiljø og gjøre endringsmålinger i berørte miljøer.

Digdir må også styrke og fornye den samlede kompetansen for å løse samfunnsoppdraget framover, og vi må kartlegge kompetansebehovene.

Vi må legge best mulig til rette for en ny arbeidssituasjon med hjemmekontor, slik at våre medarbeidere kan løse sine oppgaver mest mulig effektivt også i fremtiden, med fortsatt høy motivasjon, trivsel og engasjement.

Priorieringer og tiltak

Vi har følgende mål for HR-innsatsen i 2021:

1. Vi tiltrekker og beholder den kompetansen vi trenger for å være en spydspiss i digitaliseringsarbeidet
For å lykkes med rekruttering og kompetanseutvikling, skal vi kartlegge behov for felles og spesifikk kompetanse og utvikle kompetanse på basis av dette. Vi ønsker at strategisk kompetanseutvikling skal skje sentralt og med en felles struktur, samtidig som dynamisk, individuell og fleksibel kompetanseheving skal skje i fagmiljøene.

2. Vi har tydelige og trygge ledere
Vi vil fortsette ledertreningsprogrammet, der bl.a. opplæring i endringsledelse og basiskompetanse for ledere er obligatoriske aktiviteter.

3. Vi har vilje og evne til endring og innovasjon
Vi skal utvikle en fleksibel organisasjon som viser vilje og evne til innovasjon og endring. Jobbsituasjonen med hjemmekontor påvirker våre arbeidsmåter i høy grad, og vi skal utforske og ta i bruk nye digitale verktøy og prosesser. Når hjemmekontor ikke lenger er pålagt, vil vi ha god nytte av den kompetansen vi har bygget opp, ikke minst fordi vi vil jobbe fra ulike geografiske lokasjoner.

4. Vi er en fleksibel organisasjon med medarbeidere som har engasjement for samfunnsoppdraget, arbeidsgiver og våre fagområder
Det betyr at vi fortsatt vil ha høy oppmerksomhet på våre ansattes engasjement og motivasjon for egne oppgaver og for Digdir som arbeidsgiver gjennom tiltak og målinger. Det er avgjørende for både arbeidsmiljø, leveranser, kompetansebygging og innovasjon. Vi skal også utvikle en ny og oppdatert personalpolitikk for direktoratet som gir tydelig retning for alle ansatte, og som samordner personalpolitiske virkemidler etter sammenslåingen.

Graf som viser antall ansettelser i 2020

I 2020 rekrutterte Digdir 43 faste stillinger og 38 midlertidige ansettelser. Årsaken til dette var behov for ressurser til nye satsningsområder, samt erstatte ressurser som sluttet i avdelingene i 2019 og 2020. Bruken av midlertidige stillinger skyldes et tidsbegrenset behov for omstillingsressurser for å rigge det nye direktoratet og ferieavvikling for sommeren
2020.

Graf som viser at ny ansatte drar ned gjennomsnittsalderen

Vi har hatt ønske om å tilføre flere unge medarbeidere i Digdir. Dette bidrar til vår felles kompetanse og innovasjonskraft, og gjøre oss attraktive for yngre medarbeidere over tid. Gjennomsnittsalderen for de som er rekruttert i 2020 er 39 år. Gjennomsnittsalderen i Digdir totalt er 45 år.

Normal og ønsket turonver

Turnovertallet (ansatte som slutter) for Digdir i 2020 er beregnet ut fra antall ansatte pr. 31.12.2020. Turnover er 8,64 % (ikke medregnet de som går av med pensjon) 9,97 % (medregnet de som går av med pensjon). Sett opp mot andre sammenlignbare statlige virksomheter er turnover normal og ønsket. Det gir oss mulighet til å beholde riktig kompetanse, samtidig som vi kan fornye oss og dekke nye behov.

Graf som viser lav lønnsutvikling i 2020

Fordi Digdir er en nyetablert virksomhet, har vi relevante sammenlignbare tall på lønnsutvikling tilgjengelig for Difi i årene før 2020. For å kunne gi noe mer perspektiv på lønnsutviklingen, har vi valgt å sammenligne lønnsnivået- og utviklingen i Digdir med Difi – selv om det ikke gir et helt riktig bilde. Årsaker til økning av snittlønn 2017 til 2019 Difi, var større lønnsoppgjør, oppjustering i lønn for medarbeidere med lang ansiennitet – samt et skift i faglig retning mot IT og andre fagretninger som lønner høyere i markedet. Årsaker til den lave lønnsutviklingen i 2020 skyldes overføringen av medarbeidere, en mer strategisk rekruttering mot yngre medarbeidere, samt et begrenset lønnsoppgjør i 2020.

Lav sykefravær

Det gjennomsnittlige sykefraværet for Digdir er på 4,02 %. Sykefraværet vurderes som lavt og er på et tilfredsstillende nivå. Det jobbes aktivt med å holde sykefraværet lavt i Digdir. Dette gjør vi blant annet med tett oppfølging med den enkelte, NAV og interne målrettede tiltak. Sykefraværet i Digdir skyldes primært langtidsfravær. Utviklingen i sykefravær i Digdir for 2020 er normal sammenlignet med andre virksomheter i staten.

Kjønnsbalanse

Lønn

M

K

Totalt (N)

M (kr/%)

K (kr/%)

Totalt i virksomheten

2020

53 %

47 %

320

100 %

92 %

Direktør, avdelingsdirektør, fagdirektør

2020

65 %

35 %

20

100 %

93 %

Underdirektør, seksjonssjef

2020

50 %

50 %

18

94 %

100 %

Rådgiver

2020

48 %

52 %

66

97 %

100 %

Konsulent, førstekonsulent, seniorkonsulent og kontorsjef

2020

30 %

70 %

40

100 %

100 %

Seniorrådgiver

2020

60 %

40 %

176

100 %

97 %

Deltid

Midlertidig ansatte

Foreldrepermisjon

M

K

M

K

M

K

Totalt i virksomheten

38 %

62 %

53 %

47 %

47 %

53 %

Gjennomsnitt av sykefravær I Digdir

M

K

Gjennomsnitt

Totalt i virksomheten

2,24 %

6,04 %

4,02 %

Som nytt direktorat i etableringsfasen, er vi ikke i mål med egne handlingsplaner for likestilling og mangfold. Dette vil være en prioritert del av arbeidet vårt med HMS i 2021. Det er tilnærmet lik jevn fordeling i antall ansatte kvinner og menn hos oss. Dette gjenspeiles også i mellomledelsen, der vi har like mange kvinner som menn. Vi har svært få deltidsansatte, så kjønnsbalanse i deltidsstillinger er ikke relevant. Ved midlertidige ansettelser er kjønnsbalansen tilnærmet lik. Vi følger opp likestilling og mangfold ved analysere styringstall innenfor HR-området. Vi overvåker endringer og setter i verk tiltak fortløpende basert på funn og fakta i analysene. Vi tar hensyn til likestilling og mangfold i våre rekrutteringsprosesser, interne retningslinjer, lønnspolitikk og gjennom våre HMS-tiltak.