Kunnskapsassistenten viser hvordan KI kan støtte kunnskapsarbeid i forvaltningen

Kunnskapsassistenten er utviklet for å gjøre det enklere å finne, sammenstille og gjenbruke informasjon fra kvalitetssikrede, offentlige kilder. Piloten ble gjennomført våren 2025 med 30 deltakere fra ulike direktorater og departementer som testet løsningen i reelle arbeidsoppgaver – fra dokumentanalyse til utvikling av kunnskapsgrunnlag.

Hva vi har lært

1. Tillit og trygghet må bygges over tid

Brukerne opplever Kunnskapsassistenten som et trygt alternativ til kommersielle KI-tjenester. Tillit skapes gjennom åpenhet om kilder, tydelig informasjon om hvordan svarene genereres og forutsigbarhet i hvordan systemet oppfører seg. Dette viser hvor viktig det er å kombinere teknologi med god informasjon og dialog med brukerne.

2. KI fungerer best som en sparringspartner – ikke som erstatning

Generativ kunstig intelligens gir størst verdi når den brukes til å støtte refleksjon og utforsking, ikke til å produsere ferdige resultater. Brukeren må fremdeles utøve faglig skjønn, men får hjelp til å se sammenhenger på tvers av fagområder og tematikk. Dette understreker at kunstig intelligens bør forsterke menneskelig kompetanse, ikke erstatte den.

3. Teknologi alene skaper ikke innovasjon

Selv den beste løsningen gir liten effekt uten endrede arbeidsformer. Erfaringene viser at innovasjon oppstår først når vi kombinerer tverrfaglig samarbeid og en kultur for læring og eksperimentering med ny teknologi. Å jobbe smidig, med små og kjappe iterasjoner ga rom for justeringer underveis – og høyere treffsikkerhet på behovene.

4. Smidig samarbeid gir bedre resultater

Dialogen med DFD har vært preget av tillit og fleksibilitet, med raske avklaringer og felles prioriteringer. Dette samarbeidet viser at smidig styring mellom departement og direktorat kan fungere godt når det bygges på gjensidig forståelse og felles mål.

5. Gode data er avgjørende

Flere av utfordringene vi erfarte, handlet ikke om KI-teknologien, men om kvaliteten på dokumentene den skal bruke. For at KI-løsninger skal gi treffsikre svar, må dokumenter være maskinlesbare, godt strukturerte og oppdaterte. Her ser vi behov for økt standardisering og samarbeid om datakvalitet i hele forvaltningen.

6. Læring er den største gevinsten

Gjennom piloteringen har alle involverte deltakere fått praktisk erfaring med bruk av KI i faktiske arbeidsprosesser. Denne læringen – om hva som fungerer, hvor grensene går, og hvordan teknologien bør brukes – er kanskje det mest verdifulle resultatet så langt.

Under et ukelangt Hackathon ble det stilt spørsmål om man ikke kunne automatisere hele rapportskrivingen. Da innså vi at man hadde gått fra A til Å uten egentlig å forstå hva som hadde skjedd underveis. For fagfolk er selve læringsprosessen i eget kunnskapsarbeid viktig å ivareta.

Veien videre

Erfaringene fra piloten brukes nå i videreutviklingen av Kunnskapsassistenten og vi er i gang med ny pilot med departementsansatte. Dette gjennomføres som et samarbeid mellom Digdir og Departementenes digitaliseringsorganisasjon (DIO). Bruksområdene i piloten spenner bredt med oppgaver innen etatsstyring, kompetanseutvikling, forvaltningsutvikling, informasjonsforvaltning, økonomistyring, analyse for politikkutvikling, styring og samordning.

For å realisere det fulle potensialet, må Kunnskapsassistenten videreutvikles. Dette inkluderer støtte for å laste opp interne dokumenter som tilleggskilder, utvidet kildegrunnlag, bedre veiledning i dialogen og KI-agenter for dypere analyser. Sistnevnte er spesielt spennende siden det har potensiale for mer komplekse arbeidsflyter i samspill med mennesket.

Målet er å gjøre kunnskapsarbeid enklere, tryggere og mer effektivt – uten å miste faglig vurderingsevne.

Kunnskapsassistenten er ikke bare en teknologisk løsning, men et læringsprosjekt for hele forvaltningen. Som illustreres gjennom interessen vi har fått for prosjektet. I løpet av det siste året har vi holdt over 20 presentasjoner, hatt 35 samskapende treff med brukere, og et seminar (sammen med DIO) med 700 interesserte. Alt i alt, har vi fått verdifull innsikt i hvordan kunstig intelligens kan brukes på en trygg og meningsfull måte.

Innovasjon i offentlig sektor er preget av spenningsfeltet mellom nytenkning og ansvarlighet. Utviklingen av Kunnskapsassistenten er et konkret eksempel på hvordan innovasjon kan skje når nye teknologiske muligheter, reelle brukerbehov og smidig arbeidsform får spille sammen. Det handler ikke bare om å ta i bruk KI, men å utvikle en ny måte å arbeide med kunnskap på.