Igangsatte prosjekter 2019

Syv nye innovasjonsprosjekter har fått støtte fra StimuLab 2019. Prosjektene spenner fra gjeldsforebygging og utenforskap til kommunale byggeprosjekter og medisinsk avstandsoppfølging.

Bilde av prosjektdeltakere fra de syv 2019-prosjektene i StimuLab på samling.
Foto: Patrick Søfting-O'Rourke, Digitaliseringsdirektoratet.
KICK-OFF: Prosjektdeltakere fra de syv 2019-prosjektene i StimuLab samlet for kick-off hos Digitaliseringsdirektoratet, februar 2020.

Digitaliseringsdirektoratet velger ut prosjektene, som får både økonomisk støtte (til sammen 18,8 millioner) og faglig veiledning. Prosjektene som er valgt ut var i hard konkurranse med 31 andre statlige og kommunale innovasjonsprosjekter.

De syv 2019-prosjektene:

Virksomhet: Arkivverket 
Leverandør: PwC

Prosjektet Arkivfloken skal løse utfordringer i forvaltningen knyttet til hvordan man dokumenterer og tar vare på riktig informasjon for framtida.

Prosjektets utfordring 

Det er et demokratisk problem at vi ikke har dokumentasjon på beslutninger og saksganger, fordi det ikke arkiveres. Dette skjer i stor grad fordi arkivering og journalføring er tidkrevende og vanskelig. Systemene er lite brukervennlige, og med mange skjønnsmessige vurderinger som er overlatt til hver enkelt saksbehandler, bli arkivering ansett som en stor tidstyv. 

Dagens tilnærming er foreldet; prosessen bygger på gamle papirløsninger og IT-systemene som brukes er av eldre dato. Arkivverket ser at det er ingen som har ansvaret for helheten i denne floken, og de ønsker nå å ta den rollen.

Arkivverket mener at det er viktig å ta et skritt tilbake og tenke helt nytt. I prosjektet Arkivfloken vil de sette brukerne i sentrum, og tenke nytt om både systemer, løsninger og måter å jobbe på, fremfor å fortsette å reparere i form av inkrementelle endringer. Arkivverket ønsker å utfordre dagens løsninger og systemer, og se om dette kan løses på helt andre måter.

Formål 

  • Prosjektet skal resultere i gode svar på hva som skal til for å oppnå innovasjon på dette området, og hva som skal til for å engasjere de ulike aktørene til å jobbe sammen på tvers for å utvikle nye løsninger.
  • Arkivverket er spesielt opptatt av å få i gang et økosystem for innovasjon – ved at prosjektet bidrar til å etablere en innovasjonsarena. Her kan ulike aktører bidrar inn med sin kompetanse for å utvikle morgendagens løsninger. Dette betyr at man i prosjektet er nødt til å tenke helhetlig og på tvers av fagfelt, og legge til rette for samarbeid på tvers av sektorer.

Stimulabs vurdering 

Dette prosjektet representerer en skikkelig floke, og det demokratiske aspektet ved manglende arkivering er et samfunnsproblem. Saksbehandling er dessuten en kjerneoppgave i forvaltningen og en løsning på dette vil gi alle som jobber i forvaltningen en enklere hverdag og spare det offentlige for enorme ressurser. Gevinstpotensialet er svært tydelig.  

Arkivverket ser at det er ingen som har ansvaret for helheten i denne floken, og de ønsker nå å ta den rollen. De er åpne og har allerede gjort et forarbeid som vil være et godt utgangspunkt. (Prosjektet har blant annet fått råd fra Digitaliseringsrådet.) Et slikt prosjekt vil også være avhengig av samarbeidspartnere, og der har de allerede flere på plass. De er godt organiserte, har tydelig forankring og har med fagavdelingene inn i prosjektet.  

Prosjektet har stort innovasjonspotensial. Dette er arbeid som ikke er gjort før og som vil kunne få både nasjonal og internasjonal spredning og oppmerksomhet. Dette er også et prosjekt som vil innebære offentlig-privat samarbeid, og kunne bidra til å utvikle leverandørmarkedet innenfor arkivsystemer. StimuLab mener at her er det stort potensial for å tenke helhetlig, utforskende og helt nytt. StimuLab mener også dette kan bli et veiviserprosjekt som kan vise hvordan det er mulig å gjøre virkelig store transformasjoner.

Kontaktperson

Cathrin Blitzner Møller, Arkivverket.

Virksomheter: Bærum kommune 
Leverandører: Rambøll og Halogen 

Bærum kommune skal jobbe med hvordan bedre brukermedvirkning og samhandling i kommunale byggeprosjekter kan bidra til at byggene som settes opp er i tråd med faktiske behov og fremtidens krav. Kommunen ser behov for prosessinnovasjon i byggeprosjekter. Dette gjelder særlig knyttet til tidligfase-prosesser i byggeprosjekter. 

Prosjektets utfordring

Med dagens prosess foregår brukerinvolveringen for sent i prosjektene. Det gjør det utfordrende å skape best mulig bygg og lokalmiljø for innbyggerne. I StimuLab-prosjektet er det et særskilt fokus på den første delen av byggeprosjekter, fra valg av tomt til teknologiske- og arkitektoniske løsninger er avklart. Gjennom forbedrede prosesser tidlig i et byggeprosjekt vil det kunne skapes gode og funksjonelle prosjekter, som ivaretar fremtidens behov og sikrer at vi ikke bygger gårsdagens tekniske løsninger. 

Ny prosess vil først testes ut på et pleie- og omsorgsprosjekt. Når en suksessfull prosess er etablert med Pleie og omsorg, vil denne bli tatt i bruk i alle nye prosjekter og bli en del av kommunens rutine. 

Formål 

Målet er at en nyskapende prosessmetodikk, med fokus på brukermedvirkning og involvering av relevante aktører, vil gi merverdi til Bærum kommunes prosjekter, uten at det går ut over forutsetninger som tid, kostnad og ønsket kvalitet. 

StimuLab-prosjektet kan også gi merverdi til andre kommuner, fylkeskommuner og statlige utbyggere. Derfor skal det også resultere i en metode-/prosessbeskrivelse som kan spres til andre kommuner. 

StimuLabs vurdering 

Bærum kommune er en stor kommune med mange pågående og planlagte byggeprosjekter, som dette prosjektet kan hente innsikt fra og bruke til å teste og prototype ideer og konsepter. Kommunen har et helhetlig perspektiv, og vil se på hele «økosystemet» rundt byggeprosessene, helt fra starten av prosjektet (innmeldte behov, valg av tomt) til byggene står ferdige. Bærum kommune har også fokus på de kommunale byggenes helhetlige funksjon og rolle i lokalsamfunnet. Dette er innovative og nye måter å tenke og planlegge kommunale byggeprosjekter på. StimuLab mener innovasjonspotensialet dermed er stort. 

Fokuset ligger på prosessinnovasjon, og prosjektet kan dermed også teste ut hvor endringsvillige slike «økosystem» er. På bakgrunn av dette vil StimuLab sikre at prosjektet også nedfeller seg i en metodikk/prosessbeskrivelse som egner seg for videreformidling og spredning. Kr. 500 000 av summen skal derfor øremerkes til en generalisert «metodebeskrivelse» som kan spres til andre kommuner og andre byggeprosjekter. 

Prosjektet samarbeider også med Nasjonalt program for leverandørutvikling (LUP), og deres erfaring og nettverk styrker prosjektet og vil blant annet være viktig med tanke på forankring og spredning. Dette prosjektet vil også innebære offentlig-privat samarbeid, og vil kunne bidra til å utvikle både markedet og bestillerkompetansen hos offentlige aktører. Det pågår for tiden mange initiativer på ulike områder innenfor byggebransjen, og det vil være naturlig at dette prosjektet ser til og høster erfaring fra initiativer som DigiBygg, Opptrinn, arbeidet med digitale tvillinger og det tidligere StimuLab-prosjektet som Statsbygg har gjennomført.

Kontaktperson

Julie A. B. Landmark, Bærum kommune.

Virksomheter: Bydel Nordre Aker 
Leverandør: Comte Bureau i samarbeid med Agenda Kaupang 

Bydel Nordre Aker i Oslo ønsker å undersøke hvordan den kan forbedre organisering av eget arbeid slik at de samskaper løsninger med innbyggere, samarbeidspartnere og internt. På denne måten skal bydelen komme nærmere det forskningsmiljøer kaller Kommune 3.0. Prosjektet tar utgangspunkt i hvordan en slik endring kan forebygge/forhindre utenforskap.    

Prosjektets utfordring

Bydel Nordre Aker i Oslo har ca. 55 000 innbyggere. Bydelene driver barnehager, barnevern, pedagogiske støttetiltak, helsestasjon, NAV-sosial, tilrettelagte tjenester for funksjonshemmede og eldreomsorg.

Både ansatte og innbyggere kan i dag oppleve at bydelens ulike tjenester ikke snakker godt nok sammen og at den ene ikke vet hva den andre gjør. En slik praksis er både dyr for bydelen og lite tilfredsstillende for innbygger og medarbeiderne.  

I dette prosjektet ønsker bydelen å se særskilt på temaet utenforskap. Mange mennesker opplever å leve i ulike former for utenforskap f.eks. ensomhet, levekårsproblematikk, rus, psykiske utfordringer. Det å oppleve ikke å «passe inn» eller være inkludert i felleskapet er i seg selv vanskelig, og kan bidra til å forsterke den enkeltes problematikk.   

Det lønner seg å forebygge fremfor å reparere – men for å forebygge trengs det stadig ny kunnskap for å forstå sammenhenger og komplekse utfordringer både på individ- og systemnivå. I prosjektet ønsker Bydel Nordre Aker å undersøke om det er mulig å finne eksempler på såkalte rotårsaker, det vil si bakenforliggende faktorer, som gjør samskaping vanskelig.

Prosjektet ønsker å undersøke om det er måter bydelens tjenester og andre samarbeidspartnere arbeider på som faktisk kan bidra til utenforskap – individuelt/familiært, strukturelt i kommunen (reguleringer/lovverk/taushetsplikt/rettighetstankegang) eller organisatorisk (ulike etater, vegring mot samarbeid på tvers og ut til eksterne). Denne innsikten er nødvendig for å lykkes med å utvikle nye arbeidsmåter for samskaping (egne ansatte, innbygger, andre aktører).

Formål 

Prosjektet ønsker å bidra til endring både for system, individ og kultur: 

System

For å finne og utvikle bedre løsninger, er bydelen motivert for å samskape, jobbe på nye måter og samarbeide på tvers av avdelinger. På denne måten mener bydelen at innbygger i større grad vil kunne oppleve “det offentlige” som en helhet, og videre bidra til at vi i større grad lykkes med det forebyggende arbeidet.  

Individ

Opplevd konkret bedret medvirkning og eierskap til prosesser som over tid skal forbedre livssituasjon/kvalitet hos mennesker i valgt målgruppe.  

Kultur

En virksomhet som:  

  • prioriterer arbeidet med utsatte grupper, og som evner å se komplekse sammenhenger som bakgrunn for å møte konkrete utfordringer.
  • naturlig tar utgangspunkt i innbyggerinvolvering og innsikt ved utvikling av nye tiltak- men som også har en forståelse av når og hvordan dette kan gjøres på riktige måter.
  • er åpen for nye former og økt grad av samarbeid med næringsliv eller frivillighet på nye måter.

Stimulabs vurdering 

Prosjektet tar for seg temaet utenforskap i vid forstand, og dette er et område som bydelen allerede har jobbet med over tid. Prosjektet har solid lederforankring i hele organisasjonen, blant annet gjennom det pågående innovasjonsarbeidet som er gjort med lederne, og er forankret helt til topps hos bydelsdirektøren. 

StimuLab mener at dette prosjektet er modent og klar for StimuLab, og at en god diagnosefase her vil hjelpe dem til ytterligere innsikt og problemforståelse og ikke minst identifisere aktører som må være med i et arbeid. Bydelen er åpen og ønsker å utforske dette, og er klare for å gjøre de endringer som må til etter en Stimulab-prosess. 

Tematikken og utfordringen er nasjonal og veldig aktuell, blant annet gjennom den nasjonale inkluderingsdugnaden som er på den politiske dagsorden. Bydelen er også med i læringsnettverket knyttet til KS’ arbeid med utenforregnskapet, og det vil være naturlig å se på hvordan dette arbeidet kan henge sammen med de nasjonale satsingene.

En annen styrke ved prosjektet er at bydelen har et helhetsperspektiv på tematikken utenforskap. De ser bredt på tematikken og de viktigste utfordringene innenfor utenforskap, og knytter det ikke til spesielle målgrupper. StimuLab mener vi her kan få til en reell forandring, som kan få stor betydning og overføringsverdi til andre bydeler og kommuner.

Kontaktperson

Svein Børge Hoftun, Bydel Nordre Aker, Oslo kommune.

Virksomheter: Helsedirektoratet og Norsk helsenett 
Leverandør: Halogen og Rambøll

Helsedirektoratet og Norsk helsenett skal utforske hvordan en digital behandlingsplan kan bidra til bedre kvalitet i behandlingen og bedre medvirkning fra pasientene. Helsepersonell med ansvar for å følge opp pasienter i et behandlingsforløp, mangler i dag muligheten til å kunne samhandle om pasientoppfølgingen i en felles, nasjonalt tilgjengelig behandlingsplan. Det er dermed også dårlig tilrettelagt for at pasienten selv kan delta og spille inn informasjon i egen behandlingsplan. Dette prosjektet skal se på de teknologiske mulighetene og teste hvordan en slik behandlingsplan kan fungere, på tvers av helsetjenester. 

StimuLabs vurdering

Dette kan bli et transformasjonsprosjekt på et område med nasjonale utfordringer, som har behov for et nasjonalt initiativ og en nasjonal løsning. Prosjektet er godt organisert og forankret, med Helsedirektoratet som prosjekteiere. Samarbeidet mellom helsefagmiljøet i Helsedirektoratet og teknologene i Norsk helsenett er spennende og nødvendig. Prosjektet kan innebære arbeid med og tilpasning av internasjonale standarder (FHIR) på den ene siden, og reell pasientinvolvering og kvalitetssikring av helsetjenester på den andre. 

En StimuLab-prosess kan her bidra til at man ikke går rett på en teknisk løsning, men får en felles problemforståelse og involverer alle relevante aktører, som fastleger, kommuner, helseforetak osv. Gevinstene ved dette prosjektet er også tydelige, selv om en behandlingsplan bare vil være en del av flere faktorer som kan bidra til økt kvalitet, bedre pasientopplevelser, bedre samhandling og bedre ressursbruk. 

StimuLab vurderer også at prosjektet har stor innovasjonshøyde i helsesektoren. Det handler om digitale rammeverk, teknologi og struktur. Men det handler også om hvordan balansere teknologi, helseprofesjon og innovasjon med fokus på pasientene. En god StimuLab-prosess kan ha en viktig rolle for å balansere disse aspektene og ikke miste pasienten av syne. Overføringsverdien er stor, både i selve løsningen som kan spres nasjonalt, og kompetansen man vil få om nye måter å jobbe på og sette pasienten i fokus når tjenester skal utvikles.

Kontaktperson

Karin Sygna, Helsedirektoratet.

Virksomheter: Brønnøysundregistrene, NAV Lillestrøm og Lillestrøm kommune 
Leverandør: Designit og Menon Economics 

Brønnøysundregistrene skal sammen med NAV Lillestrøm, NAV Viken og Lillestrøm kommune jobbe for en helhetlig tjeneste for forebygging av økonomiske problemer. Dette prosjektet ønsker å lage en løsning for å fange opp disse brukerne og forebygge økonomiske problemer, i utgangspunktet både rettet mot enkeltpersonsforetak og øvrige innbyggere. 

Innsikten om denne tematikken kommer fra fjorårets StimuLab-prosjekt «Gjeldsfloka», der NAV Skedsmo (nå Lillestrøm) og Brønnøysundregistrene jobber med en løsning for en plattform og rådgivning til de som allerede har store gjeldsproblemer. 

StimuLabs vurdering

Det ligger et meget stort gevinstpotensial i forebygging av økonomisk uføre, både for det offentlige og for innbyggerne selv og deres familier. I tillegg er innovasjonspotensialet stort, hvis man får til en løsning som reelt sett bidrar til å forebygge gjennom f.eks. både rådgivning og digitale verktøy. Gjennom eierskapet hos BR vil arbeidet kunne kobles mot Altinns «Starte og drive bedrift», og i samarbeidet med Nav vil det også kobles mot deres tjenester (rettet mot vanlige innbyggere). Det kan være snakk om både digitale og ikke-digitale løsninger, all den tid vi kun kjenner utfordringene, og ikke vet hva den konkrete løsningen vil bli. 

Prosjektet har et veldig godt utgangspunkt ved at det «kommer ut av» et tidligere prosjekt. Dette synliggjør viktigheten av en diagnosefase og at utforsking i en tidlig fase avdekker problemstillinger som man ellers ikke ville identifisert. Det viser at man ikke alltid kan planlegge for hva som er den neste innovasjonen, men må oppdage den gjennom innsikt. 

I dette tilfellet er mye av økosystemet identifisert og beskrevet og mange ulike aktører har bidratt i det første prosjektet. Blant annet er det avdekket at en god del aktører med ulik plassering i økosystemet erkjenner problemet og har et fokus på gjeldsforebygging, men at det er svak samordning. Men selv om prosjektets problemstillinger har dukket opp i det tidligere prosjektet Gjeldsfloka, er det viktig å understreke at dette nye prosjektet er selvstendig og skal gjennom en helt ny StimuLab-prosess og diagnosefase. Det er ikke en implementering av forrige prosjekt, men skal gå åpent og uforskende til verks for å se på hvordan man kan forebygge økonomiske problemer. 

Kontaktperson

Kari Ann Nygård, Brønnøysundregistrene.

Virksomheter: St. Olavs hospital HF, i samarbeid med Helse Midt-Norge RHF, Helse Nord-Trøndelag HF og Helse Møre og Romsdal HF 
Leverandør: PwC 

St. Olavs hospital HF skal sammen med Helse Midt-Norge RHF, Helse Nord-Trøndelag HF og Helse Møre og Romsdal HF se på hvordan medisinsk avstandsoppfølging kan bidra til å endre måten pasienter følges opp på.

Medisinsk avstandsbehandling, gjennom ulike teknologiske muligheter, gir mulighet for en mer fleksibel og tilpasset helsetjeneste, med bedre mulighet for mennesker til selv å mestre eget liv og egen helse, samt en bedre ressursbruk i tjenestene. 

StimuLabs vurdering

Prosjektet har god forankring og organisering, på tvers av HF-ene, med tverrfaglige ressurser satt av. Det er innovasjonsrådgiverne i HF-ene som er i spissen, men med fagfolk involvert. Innovasjonsrådgiverne forteller at de opplever stort engasjement fra fagmiljøene som selv kjenner problemet på kroppen daglig. En Stimulabprosess kan bidra til å gi innovasjonsmiljøene de musklene og drivkraften de trenger for å gjennomføre en innovasjonsprosess og sikre implementering. 

Medisinsk avstandsoppfølging er et tema som har vært forsøkt ut gjennom lokale initiativ uten at noen har funnet en optimal løsning som kan spres nasjonalt. Nå har flere helseforetak i helseregion Midt, sammen med den regionale helseforetaket, gått sammen om å nøste i denne floken. Dette samarbeidet og den forankringen de har, gir prosjektet troverdighet på at de kan få til en løsning som kan spres og implementeres nasjonalt. Helseregion Midt Norge, som pilotregion for det nasjonale arbeidet med helseplattformen og «én journal»-arbeidet, og er således riktig sted å teste dette ut. Det blir selvsagt vesentlig å se dette prosjektet i sammenheng med arbeidet med den nasjonale Helseplattformen. Men det er også en erkjennelse at det arbeidet tar lang tid og at helseforetakene er utålmodige. 

Prosjektet har et tydelig gevinstpotensial, på flere områder: bedre pasientopplevelse, bedre kvalitet i helsetjenesten, bedre ressursutnyttelse, bedre helsenæring, og det vil være både miljøgevinster og store penger å spare på mindre pasienttransporter. 

Her er det også et stort innovasjonspotensial. Dette arbeidet vil kunne utforske og teste ut en reell transformasjon av både helsetjenesten og pasientrollen. Det har vært testet ut noen lokale løsninger noen steder, men en helhetlig utvikling av tjenester knyttet til medisinsk avstandsoppfølging, som kan spres nasjonalt, vil være helt nytt. Her har vi muligheten til å ikke bare effektivisere og spare penger, men å gjøre det på en måte som samtidig gir bedre pasientopplevelser og større delaktighet i egen helsesituasjon.

Kontaktperson

Jarl Reitan, St. Olavs hospital HF.

Virksomheter: Arbeids- og velferdsdirektoratet, NAV Lillestrøm, Lillestrøm kommune
Leverandør: Halogen i samarbeid med Rambøll

Arbeids- og velferdsdirektoratet skal sammen med lokale NAV-kontor jobbe med hvordan de kan lage bedre og mer helhetlige tjenester i de nye, sammenslåtte NAV-kontorene som etableres i forbindelse med kommunereformen. Med brukernes behov i sentrum, skal de utforske hvordan de kan organisere de nye Nav-kontorene.

Prosjektets utfordring 

Hvordan kan lederne og medarbeiderne i NAV-kontoret jobbe for å skape en menneskeorientert organisasjon som setter brukernes behov i sentrum for arbeidet de skal utføre? Dette prosjektet handler om hvordan Nav-kontorene kan endre sin organisering og sine tjenester, når nye, større og sammenslåtte NAV-kontor etableres, blant annet som en følge av kommunereformen. NAV Lillestrøm er valgt ut som spydspisskontor i forbindelse med reformen og er en samarbeidspart her. Prosjektet har også involvert NAV-kontorene Balsfjord og Storfjord; Sande, Ulstein og Hareid; Klepp og Time; og Grünerløkka.

Prosjektet ledes av direktoratet og stiller med prosjektressurser både fra direktoratet og fra NAV Lillestrøm. Direktoratet stiller også med egne tjenestedesignere som vil samarbeide med leverandører i StimuLab-prosessen.

Formål

Det er behov for å forstå hvordan ledere og medarbeidere i NAV-kontoret sammen kan jobbe for å utvikle ideer og konsepter og være mer brukerorientert, i et system som også er drevet av kontroll og risiko. 

  • Målet er å utvikle ny organisering, nye måter å jobbe på og en mer lik arbeidsmetodikk.

StimuLabs vurdering

StimuLab mener dette prosjektet er svært solid og ligger til rette for å få til reell eksperimentering og nytenkning rundt hvordan de nye Nav-kontorene bør organiseres. HR-avdelingen i direktoratet er også involvert og prosjektet har en sentral medarbeiderdimensjon, f.eks. har det fokus på myndiggjøring av medarbeidere for at ny organisering og nye arbeidsmåter skal fungere. Prosjektet tar virkelig brukeren på alvor, og det som foreløpig er testet ut hos Nav Lillestrøm viser at prosjektet er modent og klar for StimuLab-prosess og for å implementere endringer som kommer ut av StimuLab-prosessen.

Prosjektet har stor overføringsverdi til andre Nav-kontorer, da det skal opprettes/slås sammen mange flere fremover, også etter kommunereformen. Dette handler både om kulturendring, arbeidsform og digitale systemer. Timingen er god, prosjektet er i god fart, og med en skikkelig StimuLab-prosess og diagnosefase, vil de kunne treffe enda bedre på hvilke løsninger som utvikles. Innovasjonspotensialet er stort. Hvis man lykkes med dette, har NAV fått testet ut og etter hvert implementert en ny arbeidsform og metodikk som på alvor setter brukeren i sentrum når Nav skal tilby sine tjenester.

Kontaktperson

Camilla Dahl, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV).