Steg 2 – Etabler porteføljen
Når beslutningen om å igangsette porteføljestyring er tatt, skal dere samle inn de nødvendige prosjektopplysningene til porteføljestyringen. I dette steget må dere involvere organisasjonen. Sett av 3–6 måneder til å få etablert porteføljen.
Når din virksomhet innfører porteføljestyring, vil det medføre en stor endring for organisasjonen. Finn ut hvem som har behov for å vite hva om etableringen av porteføljestyring. Fortell hele organisasjonen hva formålet med porteføljestyring er, og hva det kommer til å bety for den måten organisasjonen skal løse sin oppgave på.
Porteføljestyring gir ikke bare ledelsen nyttig styringsinformasjon og muligheter til å prioritere. Det gir også medarbeidere større oversikt over hva virksomheten arbeider med. Kanskje kan dette tilføre egne arbeidsoppgaver bedre kvalitet?
| Område | Oppgave |
|---|---|
| Hente inn data om virksomhetens prosjekter |
Be om prosjektopplysninger om virksomhetens prosjekter. Dette skal gi oversikt og gi et grunnlag for prioritering. Opplysningene som etterspørres fra prosjektledere og andre må basere seg på de kritieriene som virksomheten skal benytte. |
| Skap overblikk |
Gå gjennom innsamlede prosjektopplysninger og få overblikk. Finn ut om det mangler informasjon og etterspør manglende informasjon. |
| Grupper i prosjekttyper og forløp |
Viktige spørsmål for å kategorisere porteføljen:
|
| Velge ut prosjekter og programmer |
Når dere har laget en oversikt skal dere gå grundig gjennom porteføljen og velge ut de prosjekter og programmer som er innenfor de kriteriene som dere har satt. Er det første gangen dere lager en slik oversikt vil det det sannsynligvis være prosjekter som overlapper (har samme formål), eller ikke understøtter strategien. |
|
Foreta prioritering |
Hvilke prosjekter og programmer finner dere viktigst å gjennomføre. Topp 5 eller 10? |
| Vedlikehold av porteføljeprosessene |
Beskriv hvordan vedlikehold av porteføljen skal foregå, og hvor hyppig. Utarbeid en beslutningsprosess for porteføljen. Utarbeid rutiner for statusrapportering. |